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Conservazione Sostitutiva

Readytec propone Conservazione Cloud Team System (CCT) per conservare i documenti in modo sicuro, dire stop all’uso della carta ed adempiere alle normative sulla conservazione dei documenti. Le perdite di tempo alla ricerca di documenti e soprattutto la perdita fisica dei documenti cartacei saranno solo un vecchio ricordo.

CCT ti permette di automatizzare e semplificare buona parte delle fasi del processo di conservazione, compresa l’apposizione della marca temporale.

Il Servizio di Conservazione Cloud Teamsystem permette di:
1. Conservare digitalmente documenti
2. Ricercare i documenti in archivio e consultarli
3. Esibire i documenti in originale seguendo i dettami della normativa
4. Esibire e scaricare il Manuale della Conservazione
5. Seguire processi di conservazione aggiornati e sempre a norma di legge

  • Funzioni
  • Conservazione sostitutiva
Il software ti permette di acquisire i documenti oggetto di conservazione: PDF relativi a fatture, DDT, libri, registri ecc. Questi vengono importati assieme ai relativi metadati di archiviazione previsti dalla normativa, per l’identificazione e la ricerca degli stessi.
I documenti sono facili da ritrovare e rintracciare all’interno dell’archivio. In particolare per le fatture vengono rispettati i requisiti di indicizzazione stabiliti dalla normativa: cognome, nome, denominazione, partita IVA, codice fiscale, data e numero documento, in modo da consentirne la rintracciabilità con diverse chiavi di ricerca.
I documenti vengono quindi accorpati nei pacchetti di versamento e inviati al sistema di conservazione. Viene poi generato un XML che attesta l’avvenuta presa in carico dei documenti e le relative impronte (rapporto di versamento). Il rapporto di versamento contiene anche il riferimento temporale.
Più pacchetti di versamento possono costituire un Pacchetto di Archiviazione. Si tratta di un insieme di documenti conservati con i relativi metadati (compreso il codice hash) e corredato dell’ indice, in formato XML previsto dalle regole tecniche.
Il processo di conservazione si realizza appieno e termina nel momento in cui viene apposta la firma digitale e la marca temporale sull’indice del pacchetto di archiviazione da parte del responsabile della conservazione ovvero del delegato. Questa è quella che viene comunemente chiamata conservazione sostitutiva.
Tramite apposito accesso web accreditato, l’utente può richiedere la visualizzazione di uno o più documenti conservati, oppure può richiedere di scaricare il Pacchetto di Distribuzione. Il tutto trovandosi a distanza dal proprio studio.

La conservazione sostitutiva è un processo normato che consente di garantire autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti nel tempo. Applicando la normativa di conservazione digitale si è in grado di sostituire l’originalità del cartaceo in documento digitale, mentre per i documenti elettronici (per esempio i FEPA – fattura elettronica per la pubblica amministrazione) è da considerarsi l’unico procedimento adatto per la loro conservazione ed esibizione nel tempo. Attraverso quali strumenti? La firma digitale rende autentico e immodificabile un documento informatico, mentre la marca temporale permette di datare in modo certo il documento digitale prodotto.

I punti di forza di Conservazione Sostitutiva

Servizio on-line

L’amministratore può decidere chi può accedere ai documenti e cosa può consultare. Il tutto da remoto

Rigore Normativo

Con la firma e la marca digitale puoi dire addio alla carta

Rapidità

Si aumenta in modo esponenziale la velocità di ricerca e reperimento dei documenti

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I vantaggi di Conservazione Sostitutiva

Meno accumulo di stress

Con gli strumenti giusti si lavora meglio in un ambiente più sereno

Riduzione dei costi di cancelleria

Senza carta poi dire addio certi costi: Risme, Toner, Fotocopie, ecc

Riduzione dei tempi di ricerca

In pochi secondi troverai il documento di cui hai bisogno

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