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TeamSystem DMS

L’evoluzione della gestione documentale corre sul web!

DMS (Document Management Systems): soluzioni per la memorizzazione, la gestione, il tracciamento e la scansione di documenti in formato digitale.

La gestione digitale dei documenti offre una serie di migliorie che si traducono in:

  • migliore utilizzo, fare buon uso dei documenti catalogandoli nel modo più corretto possibile porta a poterli ritrovare velocemente quando richiesto, ad avere un unico criterio di ricerca per cui anche se li ho catalogati e poi vado in pensione, il mio successore in ufficio sa come ritrovarli.
  • maggiore sicurezza, perché l’accesso al documento è riservato a chi effettivamente ne ha diritto o necessita di utilizzarlo (e qui l’informatica accorre in nostro aiuto…).
  • rispetto della norma, agire secondo le normative che impongono determinate modalità di archiviazione e conservazione su determinate tipologie di documenti.
  • libero spazio fisico in ufficio utile ad ospitare sale riunioni, uffici, spazi per la clientela ecc.

Gli strumenti di DMS cambiano la dimensione spazio temporale della tua Impresa, facendo in modo che tu da domani possa avere più spazio e più tempo a disposizione.

  • Funzioni
  • Strumenti di supporto
  • Video & Brochure
I documenti vengono classificati con macrovoci es. offerte, e-mail, acquisti, moduli qualità ecc.
Le pubblicazioni possono contenere molti documenti catalogati sotto la stessa categoria, così diventa facile ritrovarli!
Perché i documenti vengono prodotti in molti modi…
A garanzia della massima sicurezza e del più stretto controllo degli accessi
Metadati, full text, contenuti ecc.
Ricerca personalizzabile, possibilità di effettuare il download e invio e-mail dei documenti archiviati, apporre timbri e firme digitali
Con barcode per riconoscimento OCR, integrato con scanner e multifunzione
Possibilità di effettuare modifiche ai documenti archiviati
Nativa con ERP TeamSystem. API, Librerie e Web Services disponibili per l’integrazione con qualunque applicazione
Possibilità di svolgere l’intero processo di conservazione a norma di legge in house
L’archiviazione tramite ERP è nativa perché TeamSystem DS è rilasciato come modulo di gestione documentale dell’ERP. Possibilità di archiviare dall’applicativo: – Anagrafiche – Documenti – Prima nota – Articoli – Stampe Amm.ve e Comm.li – Libri
E’ possibile individuare processi di archiviazione e salvarli, con impostazioni di alert di avviso alle scadenze delle varie fasi e attività del processo, e con monitoraggio degli stati di avanzamento

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I punti di forza di TeamSystem DMS

Riduce sensibilmente i costi aziendali

Costi diretti di carta e di stampa e costi indiretti calcolabili in ore/uomo dedicate all’archiviazione e al reperimento delle informazioni da archivio

Facile da utilizzare, flessibile e personalizzabile

Non necessita di particolari competenze e adattabile alle esigenze dell’impresa, multilingua, il sistema gestisce l’archiviazione in varie lingue. Startup in pochi giorni

Interamente web based

Utilizzabile in versione mobile su Tablet e iPad e via web sempre e comunque

Fai un passo avanti, entra nel mondo TeamSystem. Scopri i vantaggi di TeamSystem DMS.

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I vantaggi di TeamSystem DMS

Uffici liberi da documenti

Diminuisce gli spazi fisici dedicati alla loro conservazione e soprattutto

Gestione ordinata

Tiene sotto controllo i flussi documentali

Minor Impegno di Archiviazione

Riduce le risorse destinate alla tenuta dell’archivi

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