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Archivia Plus: il software intelligente per l’archiviazione documentale
Scoperto il metodo rivoluzionario per avere un archivio documentale sempre perfettamente in ordine, che ti permetterà di rintracciare subito i documenti di cui hai bisogno, evitando inutili accumuli di carta.
Se lavori in uno studio ti sarai spesso trovato di fronte a questa difficile sfida: “Alla ricerca del documento perduto”.
Basta alle inutili perdite tempo!
Il lavoro si ferma – e con lui la tua marginalità di guadagno – quando una o più persone vanno alla ricerca di documenti cartacei, scartabellando faldoni o arrampicandosi su scaffali traballanti.
Battute a parte, conservare i documenti in ordine, non è solo un aspetto altamente produttivo per la propria attività, ma è una procedura da effettuare nel rispetto della legge.
- Funzioni
- Video & Brochure
Grazie al modulo ArchiScan è possibile con Archivia effettuare la scansione del singolo documento, oppure la scansione massiva di interi fascicoli. Quindi sarà possibile rintracciare anche in singolo foglio del fascicolo grazie al riconoscimento dei testi OCR e ICR, ai codici OMR ed ai Bar Code.
Il modulo Firm@ permette infine di applicare la firma digitale e la marca temporale ai documenti fiscali e di controllare i formati di conservazione digitale degli archivi, ottenendo così supporti ottici con validità legale.
Entrando più nello specifico con Archivia si può:
1. aumentare la produttività delle risorse umane, con conseguente risparmio di tempo e denaro
2. ridurre i costi di cancelleria (Carta, Toner, Fotocopie, ecc…)
3. ridurre gli spazi occupati dagli archivi di carta (un cd è in grado di contenere migliaia di documenti)
4. velocità di ricerca si aumenta in modo esponenziale la velocità di ricerca e reperimento
5. si aumenta la sicurezza dei dati infatti solo chi è abilitato ad utilizzare il programma avrà accesso ai documenti
6. si allungano i tempi di conservazione l’inchiostro dei fax e certi tipi di carta chimica tendono presto a deteriorarsi
7. possibilità di controllare i documenti da remoto grazie alla consultazione via Internet
Alcune caratteristiche vanno a soddisfare alcuni aspetti strettamente legali.
Come la conservazione di:
– offerte, preventivi, DDT, fatture attive/passive, lettere contabili
– dichiarazioni fiscali
– registri e le stampe fiscali
– posta cartacea ed elettronica (Outlook) in entrata ed in uscita
– posta elettronica certificata (PEC)
Prerequisiti tecnici
Sistema Operativo: Windows 95/98/NT/2000/XP
